VORM PRIVACY STATEMENT WNR-SYSTEEM

Inleiding

VORM Bouw. B.V. (“VORM”) is een landelijk opererende ontwikkelaar en bouwer. Om de veiligheid van een ieder die zich op de bouwplaatsen van VORM bevindt te waarborgen, maakt VORM gebruik van een werknemersregistratiesysteem (“WNR-systeem”). In dat WNR-systeem registreert VORM gegevens over haar eigen werknemers, inleenkrachten en werknemers van onderaannemers die zich op de bouwplaats (zullen) bevinden. Wanneer een persoon in het WNR-systeem is geregistreerd, ontvangt hij een persoonlijke pas waarmee hij toegang verkrijgt tot de betreffende bouwplaats. Zo kan VORM de kwaliteit en de veiligheid van de bouwplaatsen waarborgen. 

Gegevens in het WNR-systeem

Voor de gegevens die in het WNR-systeem worden verwerkt, is VORM de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. VORM voert de gegevens van haar werknemers in in het systeem. Gegevens van ingeleende krachten of werknemers van onderaannemers worden door de betreffende uitlener of onderaannemer direct in het systeem ingevoerd ten behoeve van de uitvoering van de uitzendovereenkomst en respectievelijk de aanneming van werk. Met onderaannemers heeft VORM een samenwerkingsovereenkomst gesloten om de veiligheid en vertrouwelijkheid van het WNR-systeem te waarborgen. Zo zijn onderaannemers verplicht voor een adequate beveiliging zorg te dragen en de gegevens te blijven controleren op juistheid.

In het WNR-systeem worden de volgende categorieën van gegevens vastgelegd:

  • Naam- en achternaam;
  • Functie;
  • BSN-nummer;
  • E-mailadres;
  • Geboortedatum en -plaats;
  • Nationaliteit;
  • Pasfoto;
  • Verplichte certificaten en/of diploma’s voor de uitvoering van het werk;
  • Gegevens over functioneren;
  • Projecten waarbij u betrokken bent;
  • Aan- en afwezigheid.

Met betrekking tot werknemers, ingeleende krachten en werknemers van onderaannemers geldt dat VORM de wettelijke verplichting heeft de gegevens van die mensen, waaronder het BSN, op te nemen in haar administratie. Voor eigen werknemers en personen buiten de EER zone is VORM ook verplicht om een kopie van het ID op te slaan (artikel 28 Wet op de loonbelasting en artikel 15 Wet Arbeid Vreemdelingen).

Gegevens over functioneren zullen worden opgenomen in het WNR-systeem in geval van disfunctioneren, wangedrag en/of gedrag in strijd met de (veiligheids)regels. Meer informatie hierover vindt u in het Veiligheidsprotocol van VORM.

VORM zal geen persoonsgegevens verstrekken aan derde partijen, tenzij hiertoe een wettelijke verplichting bestaat of dit noodzakelijk is om haar gerechtvaardigde belangen te behartigen. VORM zal mogelijk persoonsgegevens moeten verstrekken aan de Belastingdienst en/of Inspectie SZW (Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid).

De persoonsgegevens zullen door VORM minimaal 5 en 7 jaren worden bewaard na het einde van het kalenderjaar waarin laatstelijk arbeid bij/voor VORM is verricht c.q. na het einde van een dienstverband. Dit in het kader van de wettelijke bewaartermijnen en de beperking van de keten- en inlenersaansprakelijkheid.

Rechten betrokkene

Betrokkenen wiens persoonsgegevens in het WNR-systeem staan hebben op grond van de privacywetgeving een aantal rechten.

Recht op inzage

Betrokkenen hebben het recht op inzage. Zij mogen zich met redelijke tussenpozen wenden tot VORM voor een overzicht van persoonsgegevens die VORM van hen verwerkt en mogen deze gegevens inzien.

Recht op rectificatie en aanvulling

Betrokkenen hebben het recht om onjuiste persoonsgegevens te laten wijzigen of om hun persoonsgegevens aan te vullen, zodat VORM alleen actuele en juiste persoonsgegevens verwerkt.

Recht op beperking van de verwerking

In bepaalde situaties heeft de betrokkene het recht om het gebruik van hun persoonsgegevens te laten beperken. Dit recht heeft de betrokkene alleen in het geval een van de volgende situaties zich voordoet:

  • De gegevens zijn mogelijk onjuist. In dat geval moet de verwerking worden gepauzeerd tot de juiste gegevens zijn vastgesteld;
  • De verwerking is onrechtmatig en de betrokkene wilt niet dat de gegevens worden verwijderd;
  • De gegevens zijn niet meer nodig voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, maar de betrokkene heeft de gegevens nog wel nodig;
  • Betrokkene maakt bezwaar tegen het verwerken van persoonsgegevens. In dat geval moet de verwerking gepauzeerd worden totdat besloten is op het bezwaar.

Recht van bezwaar

Met betrekking tot de gegevensverwerking die gebaseerd is op een gerechtvaardigd belang van VORM, heeft de betrokkene het recht van bezwaar. VORM zal dan moeten stoppen met de verwerking van persoonsgegevens, tenzij VORM dwingende gerechtvaardigde gronden aanvoert voor de verwerking die zwaarder wegen dan de belangen, rechten en vrijheden van de betrokkene of die verband houden met de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering. Indien een betrokkene bezwaar aantekent, zal VORM de individuele belangen die betrokkene aanvoert afwegen tegen de belangen van VORM en de aanwezigen op de bouwplaatsen. Het WNR-systeem is bedoeld om een veilige werkomgeving te creëren, zodat alleen gekwalificeerde mensen op de bouwplaats aan het werk zijn en VORM in geval van calamiteiten weet hoe te handelen. Het is van essentieel belang om snel inzage te hebben in de aanwezigen op de bouwplaats in geval van bijvoorbeeld brand of explosie. De aanwezigheid van ongekwalificeerde of disfunctionerende collega’s op de bouwplaats levert bovendien een gevaar op voor een ieder, inclusief de collega zelf.

Recht van vergetelheid

In een aantal gevallen heeft de betrokkene het recht om zijn/haar gegevens te laten verwijderen. Dit recht geldt alleen in de volgende gevallen:

  • De persoonsgegevens zijn niet meer nodig voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • De verwerking van persoonsgegevens is gebaseerd op toestemming en die toestemming wordt ingetrokken;
  • De betrokkene heeft terecht een beroep gedaan op het recht van bezwaar;
  • De persoonsgegevens worden onrechtmatig verwerkt;
  • De bewaartermijnen zijn verstreken;
  • De betrokkene is jonger dan 16 jaar.

Er zijn een aantal uitzonderingen waarbij het recht van vergetelheid niet geldt. De relevante uitzonderingen zijn de volgende:

  • Er is een wettelijke verplichting om de persoonsgegevens te verwerken;
  • De gegevens zijn noodzakelijk voor een rechtsvordering.

Recht van dataportabiliteit

Een nieuw recht onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming die vanaf 25 mei 2018 geldt is het recht van dataportabiliteit. Voor zover VORM persoonsgegevens verwerkt gebaseerd op toestemming of om uitvoering te geven aan een overeenkomst met de betrokkene, heeft betrokkene het recht om die gegevens in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te ontvangen en/of door te laten geven aan een derde.

Algehele uitzondering

Voor alle rechten van betrokkenen geldt dat VORM in bijzondere omstandigheden geen gehoor hoeft te geven aan verzoeken. Dit is het geval wanneer VORM na een belangenafweging tot de conclusie komt dat haar belangen of die van anderen zwaarder wegen dan het recht van de betrokkene.

VORM maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming en/of profilering.

Contactpersoon en klachten

Binnen VORM is de VORM Privacy Desk (078-64 21 307) contactpersoon met betrekking tot vragen over het WNR-systeem en het functioneren daarvan. Verzoeken van betrokkenen met betrekking tot hun rechten en/of klachten over de verwerking van persoonsgegevens kunnen worden gericht aan Vorm Privacy Desk. Betrokkenen kunnen ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via de website.