DATENSCHUTZERKLÄRUNG WNR-SYSTEEM

Einleitung

VORM Bouw B.V. (im Nachfolgenden „VORM“ genannt) ist eine landesweit operierende Erschließungs- und Baugesellschaft. Um die Sicherheit aller Personen auf den Baustellen von VORM zu gewährleisten, verwendet VORM ein System zur Registrierung von Arbeitnehmern (im Nachfolgenden „Arbeitnehmerregister“ genannt). In diesem Arbeitnehmerregister erfasst VORM Daten über eigene Mitarbeiter, Zeitarbeiter und Arbeitnehmer von Subunternehmern, die sich auf der Baustelle aufhalten (oder aufhalten werden). Ist eine Person im Arbeitnehmerregister erfasst, erhält sie einen persönlichen Ausweis, mit dem sie Zugang zu der betreffenden Baustelle erhält. Auf diese Weise kann VORM die Qualität und Sicherheit auf den Baustellen garantieren.

Daten im Arbeitnehmerregister

Für die im Arbeitnehmerregister verarbeiteten Daten ist VORM der Verantwortliche im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung. VORM nimmt die Daten seiner Mitarbeiter in das Register auf. Die Daten von Zeitarbeitern oder Arbeitnehmern von Subunternehmern werden zur Ausführung des Zeitarbeitsvertrags bzw. des Werkvertrags von dem betreffenden Zeitarbeitsunternehmen bzw. Subunternehmer direkt in das Register übertragen. Mit Subunternehmern hat VORM zur Gewährleistung der Sicherheit und Vertraulichkeit des Arbeitnehmerregisters einen Kooperationsvertrag geschlossen. So sind Subunternehmer verpflichtet, für angemessene Sicherheit Sorge zu tragen und die Richtigkeit der Daten kontinuierlich zu überprüfen.

In dem Arbeitnehmerregister werden die folgenden Datenkategorien erfasst:

  • Vor und Nachname
  • Funktion
  • BSN-Nummer (Soz.-Vers.-Nr.)
  • E-Mail-Adresse
  • Geburtsdatum und Geburtsort
  • Staatsangehörigkeit
  • Passfoto
  • Für die Ausführung der Arbeiten verlangte Zertifikate und/oder Diplome
  • Daten über die Arbeitsleistung
  • Referenzprojekte
  • An- und Abwesenheit.

In Bezug auf Mitarbeiter, Zeitarbeiter und Arbeitnehmer von Subunternehmern ist VORM gesetzlich verpflichtet, die Daten dieser Personen, einschließlich BSN, in seine Verwaltungsunterlagen aufzunehmen. Im Falle von eigenen Arbeitnehmer und Personen, die nicht aus dem EWR stammen, ist VORM zudem verpflichtet,  eine Kopie des Personalausweises aufzubewahren (Artikel 28 des niederl. Lohnsteuergesetzes („Wet op de loonbelasting“) und Artikel 14 des niederl. Gesetzes über die Beschäftigung von Ausländern („Wet Arbeid Vreemdelingen“).

Im Falle von mangelhaften Leistungen, Fehlverhalten und/oder Verstößen gegen die (Sicherheits-)Regeln werden Daten über die Arbeitsleistung in das Arbeitnehmerregister aufgenommen. Weitere Informationen hierzu finden Sie im VORM-Sicherheitsprotokoll.

VORM gibt keine personenbezogenen Daten an Dritte weiter, es sei denn, es besteht eine gesetzliche Verpflichtung dazu oder es ist zur Wahrung seiner berechtigten Interessen erforderlich. Möglicherweise ist VORM verpflichtet, dem Finanzamt und/oder dem Amt für Arbeitsschutz („Inspectie SWZ“ beim niederl. Ministerium für Soziales und Arbeit) personenbezogene Daten zur Verfügung stellen.

VORM speichert die personenbezogenen Daten mindestens 5 bzw. 7 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem zuletzt für VORM gearbeitet wurde, bzw. nach Beendigung eines Arbeitsverhältnisses. Dies im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen und der Beschränkung aufgrund der Ketten- und Entleiherhaftung.

Rechte der betroffenen Person

Betroffene Personen, deren personenbezogene Daten im Arbeitnehmerregister gespeichert sind, haben aufgrund der Datenschutzvorschriften eine Reihe von Rechten.

Auskunftsrecht

Betroffene Personen haben das Recht auf Auskunft. Sie können sich in angemessenen Intervallen an VORM wenden, um sich einen Überblick über die von VORM verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verschaffen und diese einzusehen.

Recht auf Berichtigung

Die betroffenen Personen haben das Recht, unrichtige personenbezogene Daten ändern zu lassen oder ihre personenbezogenen Daten zu ergänzen, sodass VORM nur aktuelle und korrekte personenbezogene Daten verarbeitet.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

In bestimmten Situationen hat die betroffene Person das Recht, die Einschränkung der Verwendung ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. Dieses Recht hat die betroffene Person nur im Falle einer der folgenden Situationen:

  • Die Daten sind möglicherweise falsch. In diesem Fall ist die Verarbeitung solange auszusetzen, bis die korrekten Daten vorliegen.
  • Die Verarbeitung ist rechtswidrig und die betroffene Person lehnt die Löschung der Daten ab.
  • Die Daten werden für den Zweck, für den sie erhoben wurden, nicht länger benötigt, aber die betroffene Person benötigt sie noch.
  • Die betroffene Person legt gegen die Verarbeitung personenbezogener Daten Widerspruch ein. In diesem Fall ist die Verarbeitung auszusetzen, bis über den Widerspruch entschieden wurde.

Widerspruchsrecht

Gegen die Verarbeitung von Daten, die auf einem berechtigten Interesse von VORM beruht, hat die betroffene Person das Recht, Widerspruch einzulegen. VORM hat die Verarbeitung personenbezogener Daten dann einzustellen, es sei denn, es werden zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung geltend gemacht, die die Interessen, Rechte und Freiheiten der betroffenen Person überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Legt eine betroffene Person Widerspruch ein, wägt VORM die individuellen Interessen, die die betroffene Person vorbringt, gegen die Interessen von VORM und den auf den Baustellen anwesenden Personen ab. Das Arbeitnehmerregister dient dem Zweck, ein sicheres Arbeitsumfeld zu schaffen, sodass nur qualifizierte Personen auf der Baustelle tätig sind und VORM weiß, wie im Notfall zu verfahren ist. So ist es beispielsweise bei einem Brand oder einer Explosion von größter Bedeutung, schnell zu wissen, wer auf der Baustelle anwesend ist. Die Anwesenheit von unqualifizierten oder unfähigen Kollegen auf der Baustelle stellt ebenfalls eine Gefahr für alle dar, auch für den betreffenden Kollegen selbst.

Recht auf Vergessenwerden

In einigen Fällen hat die betroffene Person hat das Recht, ihre personenbezogenen Daten löschen zu lassen. Dieses Recht gilt nur in den folgenden Fällen:

  • Die personenbezogenen Daten sind für die Zwecke, für die sie verarbeitet werden, nicht mehr notwendig.
  • Die Verarbeitung personenbezogener Daten beruht auf einer Einwilligung, die widerrufen wird.
  • Die betroffene Person hat ihre Einwilligung berechtigterweise widerrufen.
  • Die personenbezogenen Daten werden unrechtmäßig verarbeitet.
  • Die Aufbewahrungsfristen sind abgelaufen.
  • Die betroffene Person ist jünger als 16 Jahre.

Es gibt eine Reihe von Ausnahmen, in denen das Recht auf Vergessenwerden nicht gilt. Relevant sind die folgenden Ausnahmen:

  • Es besteht eine gesetzliche Verpflichtung zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten.
  • Die Daten werden in Zusammenhang mit einem Rechtsanspruch benötigt. 

Recht auf Datenübertragbarkeit

Ein neues Recht nach der Datenschutz-Grundverordnung, das ab dem 25. Mai 2018 gilt, ist das Recht auf Datenübertragbarkeit. Soweit VORM personenbezogene Daten aufgrund einer Einwilligung oder zur Ausführung eines Vertrags mit der betroffenen Person verarbeitet, hat die betroffene Person das Recht, diese Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und/oder Dritten übermitteln zu lassen.

Allgemeine Ausnahme

In besonderen Fällen ist VORM nicht verpflichtet, auf Anträge von betroffenen Personen in Bezug auf  ihre Rechte einzugehen. Dies ist der Fall, wenn VORM nach einer Interessenabwägung zu dem Schluss gelangt, dass seine Interessen oder die anderer die Rechte der betroffenen Person überwiegen.

VORM verwendet keine automatisierte Entscheidungsfindung und/oder Profilerstellung.

Ansprechpartner und Beschwerden

Ansprechpartner für Fragen zum Arbeitnehmerregister und dessen Funktionsweise ist der Privacy Desk von VORM (078-64 21 307). Anfragen von betroffenen Personen bezüglich ihrer Rechte und/oder Beschwerden über die Verarbeitung personenbezogener Daten können an den Vorm Privacy Desk gerichtet werden. Betroffene Personen können aber auch bei der niederländischen Datenschutzbehörde („Autoriteit Persoonsgegevens“) online eine Beschwerde einreichen.