Polityka Prywatności Firmy VORM WNR-systeem

Wprowadzenie

VORM Bouw. B.V. („VORM”) jest firmą z branży nieruchomości i budownictwa, działającą na rynku krajowym. W celu zapewnienia bezpieczeństwa wszystkim osobom, przebywającym na placach budowy VORM, firma korzysta z systemu rejestracji pracowników (werknemersregistratiesysteem, WNR). VORM wprowadza do systemu WNR dane swoich własnych pracowników, pracowników zatrudnionych przez agencje pracy tymczasowej oraz pracowników podwykonawców, którzy znajdują się lub znajdą się na terenie budowy. Po zarejestrowaniu danej osoby w systemie WNR, otrzymuje ona osobistą przepustkę, uprawniającą do wstępu na teren budowy. W ten sposób firma VORM zapewnia bezpieczeństwo swoich placów budowy i utrzymuje ich wysoki standard.

Dane w systemie WNR

W rozumieniu ogólnego rozporządzenia o ochronie danych, administratorem danych przetwarzanych w systemie WNR, jest firma VORM. VORM wprowadza dane swoich pracowników do systemu. Dane pracowników oddelegowanych przez agencje pracy tymczasowej oraz pracowników podwykonawców zostają wprowadzone bezpośrednio do systemu przez odpowiednią agencję pracy tymczasowej lub przez podwykonawcę, w celu umożliwienia wykonywania postanowień umowy o pracę tymczasową lub odpowiednio umowy o podwykonawstwo. W celu zapewnienia bezpieczeństwa i poufności systemu WNR, firma VORM zawiera z podwykonawcami umowę o współpracy. Tym samym podwykonawcy zobowiązani są do podjęcia należytych środków bezpieczeństwa oraz do kontrolowania danych w kontekście ich poprawności.

W systemie WNR przechowywane są dane następujących kategorii:

  • imię i nazwisko;
  • stanowisko;
  • numer BSN;
  • adres e-mail;
  • data i miejsce urodzenia;
  • narodowość;
  • zdjęcie do przepustki;
  • obowiązkowe certyfikaty i/lub dyplomy, konieczne do wykonywania pracy;
  • informacje na temat zachowania pracownika;
  • projekty, w których pracownik uczestniczył;
  • obecności i nieobecności.

Firma VORM jest prawnie zobowiązana do ujęcia w swojej administracji danych osobowych, w tym numerów BSN, własnych pracowników, pracowników oddelegowywanych przez agencje pracy tymczasowej oraz pracowników podwykonawców. W przypadku własnych pracowników oraz pracowników pochodzących z poza Europejskiego Obszaru Gospodarczego, VORM jest również zobowiązana do przechowywania kopii dowodu tożsamości (art. 28 ustawy o podatku od wynagrodzeń oraz art. 15 ustawy o zatrudnianiu cudzoziemców).

Informacje na temat zachowania pracownika będą zapisywane w systemie WNR w przypadku ujawnienia braku kompetencji pracownika do pełnienia danej funkcji, niewłaściwego zachowania i/lub zachowania niezgodnego z zasadami bezpieczeństwa lub innymi. Więcej informacji na ten temat, znaleźć można w Protokole Bezpieczeństwa VORM.

Firma VORM nie będzie przekazywała żadnych danych osobowych osobom trzecim, chyba że będzie do tego prawie zobligowana lub będzie to konieczne do ochrony jej uzasadnionych interesów. Firma VORM będzie najprawdopodobniej zmuszona do udostępniania danych osobowych Urzędowi Skarbowemu i/lub Inspekcji SZW (holenderskiego Ministerstwa Spraw Społecznych i Zatrudnienia).

Dane osobowe będą przechowywane przez VORM przez przynajmniej pięć lat i siedem lat od końca roku kalendarzowego, w którym były wykonywane ostatnie prace dla/przez VORM, lub po zakończeniu stosunku pracy. Jest to zgodne z przepisowymi terminami przechowywania i z ograniczeniami wynikającymi z odpowiedzialności podwykonawców oraz pracodawców-użytkowników. 

Prawa osób, których dane dotyczą

Osoby, których dane osobowe znajdują się w systemie WNR dysponują, na mocy przepisów o ochronie prywatności kilkoma prawami.

Prawo dostępu do danych

Osoby, których dane dotyczą, mają prawo dostępu do danych. Mają prawo do zwracania się do VORM w rozsądnych odstępach czasu, z prośbą o przegląd ich danych osobowych przetwarzanych przez VORM oraz mają prawo do wglądu w te dane.

Prawo do sprostowania i uzupełnienia

Osoby, których dane dotyczą mają prawo do polecenia zmiany niepoprawnych danych osobowych lub do ich uzupełnienia, aby firma VORM przetwarzała jedynie dane aktualne i poprawne.

Prawo do ograniczenia przetwarzania

W określonych sytuacjach, osoba której dane dotyczą, ma prawo do ograniczenia wykorzystywania swoich danych osobowych. Osoba zainteresowana zyskuje to prawo jedynie w następujących sytuacjach:

  • pojawiło się ryzyko, że dane są niepoprawne. W tej sytuacji przetwarzanie musi zostać wstrzymane do momentu ustalenia właściwych danych;
  • przetwarzanie jest bezpodstawne, a osoba której dane dotyczą nie chce, by zostały one usunięte;
  • dane nie są już potrzebne do celów, do których pierwotnie zostały zebrane, ale osoba, której one dotyczą wciąż ich potrzebuje;
  • osoba, której dane dotyczą sprzeciwia się przetwarzaniu jej danych osobowych. W tej sytuacji przetwarzanie musi zostać wstrzymane do momentu podjęcia decyzji w sprawie sprzeciwu.

Prawo do sprzeciwu

W kontekście przetwarzania danych do celów ochrony uzasadnionych interesów firmy VORM, osoba, której dane dotyczą ma prawo do sprzeciwu. VORM musi wtedy zaprzestać przetwarzania danych osobowych, chyba że ma nadrzędne, uzasadnione powody do ich przetwarzania, które swoją wagą przewyższają interesy, prawa i wolności osoby zaangażowanej, lub które związane są ze wszczynaniem, przeprowadzaniem, lub wspieraniem postępowania sądowego. Jeśli osoba, której dane dotyczą, wyrazi sprzeciw, VORM rozważy indywidualne interesy zainteresowanej strony względem interesów VORM i osób obecnych na placach budowy. System WNR ma na celu stworzenie bezpiecznego środowiska pracy i zadbanie o to, aby na placu budowy pracowali jedynie wykwalifikowani ludzie, a firma VORM wiedziała jak postępować w przypadku katastrofy. Możliwość szybkiego wglądu w informacje o osobach obecnych na placu budowy jest absolutnie kluczowa w sytuacji np. pożaru lub eksplozji. Obecność pracowników niewykwalifikowanych lub niemających kompetencji do pełnienia swojej funkcji sprowadza przede wszystkim zagrożenie na wszystkich, włącznie z rzeczonym pracownikiem.

Prawo do zapomnienia

W niektórych sytuacjach, osoba, której dane dotyczą, ma prawo zażądania usunięcia swoich danych. Prawo to obowiązuje jedynie w następujących przypadkach:

  • dane osobowe nie są już potrzebne do celów, do których były przetwarzane;
  • przetwarzanie danych odbywa się w oparciu o udzieloną zgodę, a zgoda zostaje wycofana;
  • osoba, której dane dotyczą, skorzystała z prawa do sprzeciwu;
  • dane osobowe przetwarzane są bez uzasadnienia;
  • zakończył się okres przechowywania danych;
  • Osoba, której dane dotyczą ma mniej niż szesnaście lat.

Jest kilka wyjątków od prawa do zapomnienia. Do ważnych wyjątków zaliczają się:

  • prawny obowiązek przetwarzania danych osobowych;
  • dane osobowe są niezbędne do postępowania sądowego. 

Prawo do przenoszenia danych

Nowym prawem, obowiązującym od 25 maja 2018 r. pod ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych, jest prawo do przenoszenia danych. Jeśli VORM przetwarza dane osobowe w oparciu o udzieloną zgodę lub w celu wykonywania umowy z osobą, której dane dotyczą, osoba ta ma prawo do otrzymania swoich danych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego, i/lub ma prawo przekazać te dane osobowe stronom trzecim.

Ogólny wyjątek

W wyjątkowych sytuacjach, VORM nie musi odpowiadać na prośby osób zainteresowanych, dotyczące któregokolwiek z ich praw. Dzieje się tak, gdy firma VORM, po zważeniu interesów stron, zdecyduje że jej interesy, lub interesy innych, są ważniejsze niż prawa osoby, której dane dotyczą.

Firma VORM nie korzysta z zautomatyzowanych narzędzi podejmowania decyzji i/lub profilowania.

Osoba kontaktowa i skargi

VORM Privacy Desk (078-64 21 307) jest wewnętrznym punktem kontaktowym firmy VORM, odpowiedzialnym za udzielanie informacji na temat systemu WNR oraz jego działania. Wnioski osób zainteresowanych dotyczące ich praw i/lub skarg na temat przetwarzania danych osobowych powinny być kierowane do Vorm Privacy Desk. Osoby zainteresowane mogą również składać skargi do Urzędu Ochrony Danych Osobowych za pośrednictwem strony internetowej.