VORM PRIVACY STATEMENT WNR-SYSTEEM

 

Inleiding

VORM Holding, hierna te noemen “VORM”, is een landelijk opererende ontwikkelaar en bouwer. Om de veiligheid van eenieder die zich op de bouwplaatsen van VORM bevindt te waarborgen, maakt VORM gebruik van een werknemersregistratiesysteem (“WNR-systeem”). In dit WNR-systeem registreert VORM gegevens over haar eigen werknemers, inleenkrachten en werknemers van onderaannemers die zich op de bouwplaats (zullen) bevinden. Wanneer een persoon in het WNR-systeem is geregistreerd, ontvangt hij of zij een persoonlijke pas waarmee hij of zij toegang verkrijgt tot de betreffende bouwplaats. Zo kan VORM de kwaliteit en de veiligheid op de bouwplaatsen waarborgen.

Verwerker

Voor de gegevens die in het WNR-systeem worden verwerkt, is VORM de verwerker in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. VORM voert de gegevens van haar werknemers in het systeem in. Gegevens van ingeleende krachten of werknemers van onderaannemers worden door de betreffende uitlener of onderaannemer direct in het systeem ingevoerd ten behoeve van de uitvoering van de overeenkomst respectievelijk de aanneming van werk. Met onderaannemers heeft VORM een overeenkomst gesloten om de veiligheid en vertrouwelijkheid van het WNR-systeem te waarborgen.

Grondslagen voor verwerking

Verwerkingen vinden plaats op de volgende grondslagen:

  • Noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst artikel 6 lid 1 onder b AVG.
  • In verband met een gerechtvaardigd belang artikel 6 lid 1 onder f AVG.
  • In verband met een wettelijke plicht artikel 6 lid 1 onder c AVG.
  • Op grond van een gegeven toestemming artikel 6 lid 1 onder a AVG.

Doeleinden met bijbehorende grondslag

Doeleinden

Grondslag

Naleving regelingen met betrekking tot ketenaansprakelijkheid en inlenersaansprakelijkheid (Invorderingswet 1990) Wettelijke plicht artikel 6 lid 1 onder c AVG en
Gerechtvaardigd belang, artikel 6 lid 1 onder f
Naleving vergewisplicht artikel 5 CAO Bouw & Infra  Wettelijke plicht artikel 6 lid 1 onder c AVG en 
Gerechtvaardigd belang, artikel 6 lid 1 onder f
Naleving Arbowet Wettelijke plicht artikel 6 lid 1 onder c AVG en 
Gerechtvaardigd belang, artikel 6 lid 1 onder f
Beheer verwerker Noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst,
artikel 6 lid 1 onder b en
Gerechtvaardigd belang, artikel 6 lid 1 onder f


Categorieën persoonsgegevens die wij verzamelen en verwerken

In het WNR-systeem worden de volgende categorieën van gegevens vastgelegd:

  • Naam- en achternaam;
  • Functie;
  • Identiteitsbewijsnummer, BSN of KvK-nummer;
  • Geboortedatum en -plaats;
  • Foto; wordt op de bouwplaatst gemaakt;
  • Verplichte certificaten en/of diploma’s voor de uitvoering van het werk;
  • Gegevens over functioneren;
  • Projecten waarbij u betrokken bent;
  • Aan- en afwezigheid.

Met betrekking tot werknemers, ingeleende krachten en werknemers van onderaannemers geldt dat VORM de wettelijke verplichting heeft de gegevens van die mensen, waaronder het ID-nummer of BSN, op te nemen in haar administratie. Voor eigen werknemers en personen buiten de EER-zone is VORM ook verplicht een kopie van het ID op te slaan (artikel 28 Wet op de loonbelasting en artikel 15 Wet Arbeid Vreemdelingen).

Gegevens over functioneren zullen worden opgenomen in het WNR-systeem in geval van disfunctioneren, wangedrag en/of gedrag in strijd met de (veiligheids-)regels. Meer informatie hierover vindt u in de Veiligheidsnormen van VORM.


Bron persoonsgegevens

De persoonsgegevens die VORM van een betrokkene verwerkt, zijn afkomstig van:

  • de betrokkene zelf;
  • de werkgever/opdrachtgever.

Beveiligingsmaatregelen

VORM neemt passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen ter bescherming van de te verwerken persoonsgegevens.

De maatregelen omvatten in ieder geval:

  • Maatregelen welke waarborgen dat enkel bevoegde mensen toegang hebben tot persoonsgegevens;
  • Maatregelen waarbij voorzieningen worden getroffen voor adequate toegangsbeveiliging tot de persoonsgegevens;
  • Maatregelen om de persoonsgegevens te beschermen tegen onopzettelijke of onrechtmatige vernietiging, onopzettelijk verlies of wijziging, onbevoegde of onrechtmatige opslag, verwerking, toegang of openbaarmaking;
  • Maatregelen om zwakke plekken te identificeren ten aanzien van de verwerking van Persoonsgegevens;
  • Het beveiligen van de diensten door gebruik van een SSL toegangscertificaat;
  • Het gebruik van een beveiligde VPN verbinding voor het uitwisselen van Persoonsgegevens;
  • Het in werking hebben van een adequaat en up-to-date mechanisme om kwaadaardige software, waaronder computervirussen, te detecteren en adequaat af te handelen;
  • Een beveiligingsbeleid.

Ontvangers persoonsgegevens

VORM verstrekt nooit direct persoonsgegevens gerelateerd aan haar WNR-systeem aan derden, VORM zal mogelijk op grond van een wettelijke verplichting persoonsgegevens moeten verstrekken aan de Belastingdienst en/of Inspectie SZW (Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid). Mogelijk kunnen de beheerders van het WNR-systeem de persoonsgegevens benaderen indien dit nodig is voor onderhoud van het systeem of voor het verlenen van toegang tot de bouwplaats. Met de betreffende beherende partijen zijn verwerkersovereenkomsten afgesloten.

Doorgifte buiten EU/EER

De persoonsgegevens die binnen het WNR-systeem worden verwerkt worden niet doorgegeven aan partijen buiten de EU/EER.

Bewaartermijn

De persoonsgegevens zullen door VORM minimaal 5 en 7 jaren worden bewaard na het einde van het kalenderjaar waarin laatstelijk arbeid bij/voor VORM is verricht c.q. na het einde van een dienstverband. Dit in het kader van de wettelijke bewaartermijnen en de beperking van de keten- en inlenersaansprakelijkheid.

Rechten

Betrokkenen wiens persoonsgegevens in het WNR-systeem staan, hebben op grond van de privacywetgeving een aantal rechten.

Recht op inzage

Betrokkenen hebben het recht op inzage. Zij mogen zich met redelijke tussenpozen wenden tot VORM voor een overzicht van persoonsgegevens die VORM van hen verwerkt en mogen deze gegevens inzien.

Recht op rectificatie en aanvulling

Betrokkenen hebben het recht om onjuiste persoonsgegevens te laten wijzigen of om hun persoonsgegevens aan te vullen, zodat VORM enkel actuele en juiste persoonsgegevens verwerkt.

Recht op beperking van de verwerking

In bepaalde situaties heeft de betrokkene het recht om het gebruik van hun persoonsgegevens te laten beperken. Dit recht heeft de betrokkene enkel ingeval een van de volgende situaties zich voordoet:

  • de gegevens zijn mogelijk onjuist. In dat geval moet de verwerking worden gepauzeerd tot de juiste gegevens zijn vastgesteld;
  • de verwerking is onrechtmatig en de betrokkene wil niet dat de gegevens worden verwijderd;
  • de gegevens zijn niet meer nodig voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, maar de betrokkene heeft de gegevens nog wel nodig;
  • betrokkene maakt bezwaar tegen het verwerken van persoonsgegevens. In dat geval moet de verwerking gepauzeerd worden totdat beslist is op het bezwaar.

Recht van bezwaar

Met betrekking tot de gegevensverwerking die gebaseerd is op een gerechtvaardigd belang van VORM, heeft de betrokkene het recht van bezwaar. VORM zal in dit geval moeten stoppen met de verwerking van persoonsgegevens, tenzij VORM dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking aanvoert die zwaarder wegen dan de belangen, rechten en vrijheden van de betrokkene of die verband houden met de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering. Indien een betrokkene bezwaar aantekent, zal VORM de individuele belangen die betrokkene aanvoert afwegen tegen de belangen van VORM en de aanwezigen op de bouwplaatsen. Het WNR-systeem is bedoeld om een veilige werkomgeving te creëren, zodat enkel gekwalificeerde mensen op de bouwplaats werkzaam zijn en VORM in geval van calamiteiten weet hoe te
handelen. Het is van essentieel belang om snel inzage te hebben in de aanwezigen op de bouwplaats in geval van bijvoorbeeld brand of explosie. De aanwezigheid van ongekwalificeerde of disfunctionerende collega’s op de bouwplaats levert bovendien een gevaar op voor eenieder, inclusief de collega zelf.

Recht van vergetelheid

In een aantal gevallen heeft de betrokkene het recht om zijn/haar gegevens te laten verwijderen. Dit recht geldt uitsluitend in de volgende gevallen:

  • de persoonsgegevens zijn niet meer nodig voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • de verwerking van persoonsgegevens is gebaseerd op toestemming en die toestemming wordt ingetrokken;
  • de betrokkene heeft terecht een beroep gedaan op het recht van bezwaar;
  • de persoonsgegevens worden onrechtmatig verwerkt;
  • de bewaartermijnen zijn verstreken;
  • de betrokkene is jonger dan 16 jaar.

Er zijn een aantal excepties waarbij het recht van vergetelheid niet geldt. De relevante excepties zijn:

  • er is een wettelijke verplichting om de persoonsgegevens te verwerken;
  • de gegevens zijn noodzakelijk voor een rechtsvordering.

Recht van dataportabiliteit

Een nieuw recht onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming, die vanaf 25 mei 2018 geldt, is het recht van dataportabiliteit. Voor zover VORM persoonsgegevens verwerkt gebaseerd op toestemming of om uitvoering te geven aan een overeenkomst met de betrokkene, heeft betrokkene het recht om die gegevens in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te ontvangen en/of door te laten geven aan een derde.

Algehele uitzondering

Voor alle rechten van betrokkenen geldt dat VORM in bijzondere omstandigheden geen verzoeken behoeft te honoreren. Dit is van toepassing wanneer VORM na een belangenafweging tot de conclusie komt dat haar belangen of die van anderen zwaarder wegen dan het recht van de betrokkene. 

VORM maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming en/of profilering.

Klachten

Binnen VORM is de VORM Privacy Desk contactpersoon met betrekking tot vragen over het WNRsysteem en het functioneren daarvan. Verzoeken van betrokkenen met betrekking tot hun rechten en/of klachten over de verwerking van persoonsgegevens kunnen worden gericht aan VORM Privacy Desk. Betrokkenen kunnen ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via de website.

Wijziging Privacy Verklaring

Deze verklaring is opgesteld in december 2019. VORM behoudt het recht deze verklaring te wijzigen. Indien wijziging plaatsvindt, wordt deze gewijzigde verklaring op de website gepubliceerd. Wanneer hiervan sprake is en deze wijzigingen in beduidende mate mogelijk één of meer betrokkenen raken, zet VORM zich in hen van deze
wijzigingen op de hoogte te stellen.