Declaração de privacidade do sistema WNR da VORM

Introdução

A VORM Bouw. B.V. (“VORM”) é uma empresa de investimento e construção que opera ao nível nacional. De modo a garantir a segurança de todos os que se encontram nos estaleiros de obra da VORM, utilizamos um sistema de registo de funcionários ("sistema WNR"). Neste sistema WNR, a VORM regista os dados dos seus próprios funcionários, do pessoal de outsourcing e dos funcionários de subadjudicatários que se encontram ou que se devam encontrar no estaleiro de obra. Quando uma pessoa é registada no sistema WNR, recebe um cartão pessoal com o qual obtém acesso ao estaleiro de obra respetivo. Assim, a VORM consegue garantir a qualidade e a segurança nos estaleiros de obra.

Dados no sistema WNR

A VORM é a responsável pelo tratamento dos dados que são tratados no sistema WNR, ao abrigo do Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados. A VORM insere os dados dos seus funcionários no sistema. Dados de pessoal de outsourcing ou de funcionários de subadjudicatários são inseridos no sistema diretamente pelo outsourcer ou pelo subadjudicatário, para permitir a execução do contrato de trabalho temporário e a aceitação do trabalho. A VORM celebrou um contrato de colaboração com os subadjudicatários, de modo a garantir a segurança e a confidencialidade do sistema WNR. Assim, os subadjudicatários são responsáveis por garantir a segurança adequada e por verificarem a veracidade dos dados.

No sistema WNR, estão definidas as seguintes categorias de dados:

  • Nome e apelido;
  • Cargo;
  • Número BSN ou número do documento de identificação pessoal;
  • Data e local de nascimento;
  • Nacionalidade;
  • Foto de tipo passe;
  • Certificados e/ou diplomas obrigatórios para a execução do trabalho;
  • Dados de desempenho;
  • Projetos nos quais está envolvido;
  • Registo de assiduidade.

Relativamente aos funcionários, pessoal de outsourcing e funcionários de subadjudicatários, a VORM assume a obrigação legal de gerir os dados das pessoas, incluindo o número BSN ou o número do documento de identificação pessoal. No que diz respeito aos próprios funcionários e a pessoas fora do EEE, a VORM tem também a obrigação de armazenar uma cópia do documento de identificação (artigo 28 da Lei relativa ao imposto sobre o salário e artigo 15 da Lei relativa ao trabalho dos estrangeiros).

Os dados de desempenho serão armazenados no sistema WNR em caso de mau desempenho, conduta indevida e/ou não cumprimento das regras (de segurança). Mais informação sobre este assunto encontra-se disponível no Protocolo de Segurança da VORM.

A VORM não transmitirá quaisquer dados pessoais a terceiros, a não ser em caso de obrigação legal ou se isso for necessário para defender os seus interesses legítimos.

A VORM poderá ter de transmitir os dados pessoais ao Serviço de Finanças e/ou ao Serviço de Inspeção do SZW (Ministério dos Assuntos Sociais e do Emprego).

Os dados pessoais serão armazenados pela VORM durante um período mínimo de 5 a 7 anos após o final do ano de calendário da realização do último trabalho na VORM, em todo o caso após o término do contrato de trabalho. Isto será efetuado no âmbito dos prazos de armazenamento legais e da responsabilidade de cadeia e de contratação.

Direitos dos titulares dos dados

Os titulares dos dados pessoais constantes no sistema WNR têm diversos direitos com base na Lei da Privacidade.

Direito de acesso

Os titulares dos dados têm o direito a aceder aos mesmos. Podem dirigir-se à VORM regularmente para obterem uma visão geral dos seus dados pessoais processados pela VORM e podem também consultar esses mesmos dados.

Direito de retificar os dados e de completar os mesmos

Os titulares dos dados têm o direito a solicitar a modificação de dados pessoais incorretos ou de completar os seus dados pessoais, de modo a que a VORM trate apenas dados pessoais corretos.

Direito de limitação do tratamento

Em determinadas situações, o titular dos dados tem o direito a pedir a limitação do uso dos seus dados pessoais. O titular dos dados dispõe deste direito apenas caso se verifique uma das seguintes situações:

  • Os dados poderão estar incorretos. Nesse caso, o tratamento dos mesmos deve ser interrompido até que sejam apurados os dados corretos;
  • O tratamento é ilícito e o titular dos dados não deseja que os mesmos sejam eliminados;
  • Os dados já não são necessários para o fim para o qual foram recolhidos, mas o titular dos dados ainda precisa dos mesmos;
  • O titular dos dados opõe-se ao tratamento dos dados pessoais. Nesse caso, o tratamento deve ser interrompido até que seja tomada uma decisão quanto à objeção.

Direito de objeção

O titular dos dados tem o direito de se opor ao tratamento de dados pessoais baseado num objetivo legítimo da VORM. A VORM terá de interromper o tratamento dos dados pessoais, a não ser que a VORM possua motivos imperativos e legítimos para o tratamento que se sobreponham aos interesses, direitos e liberdades do titular dos dados ou que estejam relacionados com a instauração, realização ou justificação de uma ação jurídica. Caso um titular de dados expresse uma objeção, a VORM terá de pesar os interesses individuais apresentados pelo titular contra os interesses da VORM e de todos os presentes no estaleiro de obra. O objetivo do sistema WNR é criar um ambiente de trabalho seguro, para que apenas pessoas qualificadas trabalhem no estaleiro de obra e para que a VORM saiba como agir em caso de calamidade. É de extrema importância poder saber rapidamente

quem se encontra no estaleiro de obra em caso de incêndio ou explosão, por exemplo. A presença de colegas não qualificados ou com mau desempenho no estaleiro de obra é, além disso, um risco para todos, inclusive para os colegas em questão.

Direito a ser esquecido

  • Os dados pessoais já não são necessários para o fim para o qual foram tratados;
  • O tratamento dos dados pessoais baseia-se no consentimento e esse consentimento foi retirado;
  • O titular dos dados invocou legitimamente o direito de objeção ao tratamento;
  • Os dados pessoais estão a ser tratados ilicitamente;
  • Os prazos de armazenamento dos dados expiraram;
  • O titular dos dados tem menos de 16 anos.

Existem determinadas situações excecionais em que o direito a ser esquecido não é aplicável. As exceções relevantes são as seguintes:

  • Existe uma obrigação legal de tratar os dados pessoais;
  • Os dados pessoais são necessários para a realização de uma ação judicial.

Direito à portabilidade dos dados

Um dos novos direitos ao abrigo do Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados em vigor desde 25 de maio de 2018 é o direito à portabilidade dos dados. Na medida em que a VORM trate dados pessoais com base no consentimento ou para a realização de um acordo com o titular dos dados, o titular desses dados tem o direito a receber os dados num formato estruturado, de fácil acesso e eletrónico e/ou de pedir que sejam transmitidos a terceiros.

Isenção geral

Em circunstâncias excecionais, a VORM não é obrigada a aceder aos pedidos no que diz respeito a todos os direitos dos titulares dos dados. Isto aplica-se quando a VORM, após uma ponderação de interesses, chegar à conclusão de que os seus interesses ou os interesses de outros se sobrepõem aos direitos do titular dos dados.

A VORM não recorre a decisões automatizadas nem à criação de perfis.

Contacto e reclamações

NA VORM, a VORM Privacy Desk (010 - 642 1307) é o ponto de contacto relativamente a questões relacionadas com o sistema WNR e o funcionamento do mesmo. Pedidos dos titulares dos dados relacionados com os seus direitos e/ou reclamações sobre o tratamento de dados pessoais podem ser encaminhados para a Privacy Desk. Os titulares dos dados podem também apresentar uma reclamação junto da autoridade responsável pela proteção dos dados pessoais, através do respetivo website.