Van vliegtuignotitie naar totale procesinnovatie
9 januari 2019

Van vliegtuignotitie naar totale procesinnovatie

Met het einde van de vakantiebestemming van algemeen directeur Hans Meurs, waar hij zijn ‘vliegtuignotitie’ schreef, begon de reis van VORM naar standaardisering en continue verbeteren. Ondanks dat het bouw- en ontwikkelproces veelal uit repeterende stappen bestaat, vindt de bouwsector steeds het wiel opnieuw uit. VORM wilde hier verandering in aanbrengen. Norbert Schotte, innovator binnen VORM, neemt ons mee in de reis van VORM.

 

Het is belangrijk om met elkaar stappenkaarten te gebruiken. Vorig jaar heeft VORM besloten om deze te digitaliseren. Waarom?


Norbert: “Ten eerste heeft het te maken met timing. De stap naar digitalisatie kan genomen worden, zodra je proces in voldoende mate is gestandaardiseerd. Dat momentum is nu. Daarnaast kwamen Stan en Bas Roestenberg van KYP bij ons op bezoek. Samen met mijn collega Mark de Vos heb ik hen verteld over ons uniek stappenkaartensysteem. Na dit overleg heb ik Bas gebeld en binnen een maand hadden we een go van directie. Lang verhaal kort: VORM FLOW was geboren, een product van KYP en VORM.”

 

Het VORM FLOW programma draait inmiddels een aantal maanden binnen VORM. Is er een verschil merkbaar?

Norbert: “Door VORM FLOW is het mogelijk om 20% van je energie te besteden aan de repeterende stappen van het proces. Daarmee is het ook mogelijk om 80% van je energie te focussen op de unieke onderdelen van een project, waardoor je écht verschil kunt maken. We merken ook dat het houden van een weekly stand met je gehele projectteam inzicht in de voortgang geeft.”

 

Wat is er uniek aan VORM FLOW?

Norbert: “We verbeteren continu door een ingebouwde feedback-loop. Uit onderzoek blijkt dat de bouwsector wereldwijd tegen het probleem aanloopt dat verbeteringen bij project A niet bekend zijn bij project B. Laat staan dat er gebruik wordt gemaakt van de beste en meest recente kennis van het gehele bedrijf. Met VORM FLOW is dit verleden tijd. Iedereen kan op een laagdrempelige manier verbeteringen aangeven op de stappenkaart. Deze feedback wordt continu bijgehouden en zo nodig doorgevoerd. De gebruiksdata en  feedback worden vastgelegd en zijn een geweldig middel om je proces steeds te blijven verbeteren.”

 

Het programma VORM FLOW is binnen een jaar gerealiseerd. Is het zo simpel?

Norbert: “De samenwerking tussen KYP en VORM is uniek. Je kunt onze samenwerking omschrijven als hard op de inhoud en zacht op de mens. Dit heeft er mede toe geleid dat we het programma in één jaar hebben ontwikkeld. Met daarbij de complimenten voor KYP. Maar met het ontwikkelen van het programma zijn we er nog niet.

De implementatie van een dergelijk systeem moet je niet onderschatten. Het heeft een impact op de huidige manier vanwerken en dat vraagt om training, begeleiding en communicatie. Collega’s moeten ervaren dat er iets met hun feedback gebeurt. Het FLOW-team binnen VORM doet er alles aan om opmerkingen zo snel mogelijk in het systeem door te voeren. Klopt er iets niet, of ontbreekt er iets, dan is dat meestal in dezelfde week geregeld.”

 

Is VORM FLOW alleen voor VORM beschikbaar?

Norbert: “We lopen als VORM voorop bij de digitalisering van onze processen. Dat is ook in de markt opgevallen. Vanuit allerlei branches ontstaat enthousiasme voor het programma VORM FLOW. We vinden dat geweldig en willen onze kennis graag delen. Hoe meer mensen ermee werken, hoe beter het programma wordt. Als je processen hebt met repeterende taken, dan is VORM FLOW een tool die je daarbij kunt inzetten.”

 

Is de reis nu klaar?

Norbert: “Als we drie jaar geleden niet in actie waren gekomen, maar wilde afwachten tot het optimale systeem, dan zouden we nooit zover zijn gekomen als we nu zijn. VORM FLOW is nu ook  nog niet optimaal. Het is de volgende mooie stap in onze reis naar een gestandaardiseerd proces, waarin iedereen weet wat, hoe en waarom hij/ zij bepaalde stappen moet zetten en hierbij altijd de laatste en beste kennis vanuit de gehele organisatie gebruikt. Dus niet wachten tot een 8, maar beginnen met een 2. Wij geloven in innoveren door te doen.”