OPTOPPING

Facturatie

VORM gelooft dat de klimaatcrisis vraagt om een snelle transitie. Wij leveren duurzame en gezonde leefomgevingen op voor mens en natuur. Zowel bij onze projecten als in de bedrijfsvoering wordt gekeken hoe wij kunnen verduurzamen. Minder papierverbruik door digitale facturatie sluit daar naadloos op aan. 

Wij ontvangen facturen van onze partners en leveranciers graag digitaal en in PDF-bestand. Vervolgens wordt de factuur elektronisch gecontroleerd en goedgekeurd zodat een tijdige betaling kan volgen. Om dit proces te bespoedigen vragen we jou ervoor zorg te dragen dat de factuur voldoet aan onze voorwaarden.

Factuurvereisten

  • Naast de wettelijke factuurvereisten dienen de facturen aan de volgende voorwaarden te voldoen:
  • Facturen verstuur je digitaal (facturen die per post binnenkomen, worden niet verwerkt).
  • Gebruik op de factuur de juiste tenaamstelling zoals te vinden op de opdrachtbon / in het contract.
  • Vermeld op de factuur ons vestigingsadres: Schiehaven 13, 3024 EC ROTTERDAM.
  • Per factuur mag slechts één bestelling of opdrachtbon worden gefactureerd.
  • In geval van project gerelateerde kosten vermeld je duidelijk (voor zover van toepassing):
    • Ons projectnummer, naam van het project en de plaats van uitvoering waarop de factuur betrekking heeft;
    • Ons contractnummer of nummer van de opdrachtbon;
    • Is er sprake is van onderaanneming in de zin van de Wet Keten Aansprakelijkheid? Neem dan de omvang van de bruto loonsom op in het gefactureerde bedrag, gebaseerd op vooraf overeengekomen afspraken ten aanzien van de loonsom en afdracht verplichtingen.
    • In het geval je de BTW verlegt, dien je dit duidelijk op de factuur te vermelden, inclusief ons BTW-nummer.
  • In geval van niet projectgerelateerde / algemene kosten:
    • Vermeld het nummer van de opdrachtbon;
    • Beschik je niet over een opdrachtbon? Formuleer de omschrijving dan zo duidelijk mogelijk en vermeld de naam van de besteller / opdrachtgever.

Voor een snelle afhandeling is vereist

  • Tenzij anders is overeengekomen moeten alle facturen voorzien zijn van een ondertekende opdrachtbon. Zonder toevoeging van een opdrachtbon wordt de factuur niet in behandeling genomen.
  • Factuur met bijlage(n) wordt in één PDF-bestand aangeleverd, waarbij de factuur op de eerste pagina staat. Het PDF-bestand mag maximaal 1 factuur bevatten.
  • Om tijdig te kunnen betalen dienen (indien van toepassing) de WKA-documenten in ons bestand up-to-date zijn.

Let hierbij op het volgende

  • Gebruik het juiste e-mailadres:
    • Verstuur enkel facturen (dus geen herinneringen en andere correspondentie) naar factuur@vorm.nl.
    • WKA-gegevens (KvK en verklaring betalingsgedrag) lever je aan via het e-mailadres wka@vorm.nl.
    • Betalingsherinneringen en andere correspondentie verstuur je naar crediteuren@vorm.nl o.v.v. de bedrijfsnaam waarvoor de factuur is bestemd.

Vragen?

Facturen die niet voldoen aan de hierboven gestelde eisen, kunnen we niet in behandeling nemen en worden geretourneerd. Stuur bij vragen een e-mailbericht aan onze crediteurenafdeling (crediteuren@vorm.nl).