Een nieuw ERP systeem bij VORM

VORM gaat over op een nieuw Enterprise Resource Planning (ERP) systeem. VORM is altijd in beweging en wil continu innoveren en verbeteren. Dit draagt bij aan onze ambitie om voor iedereen een unieke en betaalbare woning te realiseren.

Kom bij ons werken

Vacatures

Je bent hier:

Actueel - nieuws en achtergronden >

Een nieuw ERP systeem bij VORM

14-09-2023

Een nieuw ERP systeem bij VORM

Op maandag 25 september gaat VORM over op een nieuw Enterprise Resource Planning (ERP) systeem. VORM is altijd in beweging en wil continu innoveren en verbeteren. Dit draagt bij aan onze ambitie om voor iedereen een unieke en betaalbare woning te realiseren. Door het stroomlijnen van onze interne processen, kunnen wij je in de toekomst nog sneller en beter van dienst zijn. Daar gaat een nieuw ERP systeem ons bij helpen. Graag informeer ik je hierover.

Wat verandert er voor jou vanaf 25 september?

Onze dienstverlening blijft voor jou als relatie onverminderd doorgaan. Wel stellen wij een FREEZE periode met betrekking tot facturatie in. Belangrijk voor jou om dit even goed door te nemen!

Ook passen wij twee processen aan met betrekking tot werkwijze van ontvangsten en rond inkoopcontracten. Is dit voor jou van toepassing? Lees dan deze hele mail goed door.

FREEZE periode

Om de overgang goed te laten verlopen wordt er voor de huidige systemen een zogenaamde FREEZE ingesteld. Daarover willen we je goed informeren. Tijdens de FREEZE-periode is het niet mogelijk om bepaalde werkzaamheden uit te voeren. Het systeem is namelijk bevroren. Dit betekent dat deze activiteiten vóór een bepaalde datum uitgevoerd dienen te worden, of pas weer ná go-live vanaf 25 september. Vanaf donderdag 14 september 2023 kunnen wij geen betalingen meer doen. Wel gaan wij op 14 september alle aanwezige en goedgekeurde facturen, met een vervaldatum vóór 25 september, aan je overmaken. Deze worden vooruitbetaald. Vanaf maandag 25 september 2023 verwachten wij weer operationeel te zijn, waarbij we de achterstand gaan inhalen. Het volgende betaalmoment vindt op donderdag 28 september plaats.

Digitale facturatie

Het proces met betrekking tot de ontvangst van facturen blijft onveranderd. Deze ontvangen wij graag digitaal en in PDF-bestand. Vervolgens wordt de factuur elektronisch gecontroleerd en goedgekeurd zodat een tijdige betaling kan volgen. Om dit proces te bespoedigen vragen we ervoor zorg te dragen dat de factuur voldoet aan onze voorwaarden. Meer informatie vind je op onze website.

Werkwijze ontvangsten

Door de overgang naar het nieuwe systeem verandert het boeken van ontvangsten en het sturen van facturen. In onze huidige werkwijze ben je gewend om een Excel-bestand aan te leveren bij de uitvoerder, met de termijnen die je gefactureerd wilt hebben. Wanneer de uitvoerder hier een akkoord op geeft, kan de termijn worden gefactureerd.

In de nieuwe werkwijze verandert dit. In overleg met het projectteam wordt samen met jou bepaald hoe de informatie aangeleverd dient te worden om ontvangsten uit te laten schrijven. Zodra de ontvangsten worden geboekt, wordt er een ontvangstbon via e-mail naar de leverancier gestuurd. De ontvangstbon is een akkoord van de uitvoerder dat de diensten en/of leveringen zijn ontvangen & dat deze gefactureerd mogen worden.

Inkoopcontracten

Onze huidige inkoopcontracten worden overgezet naar het nieuwe systeem. Dit betreft alleen de resterende termijnen van het inkoopcontract. Voor lopende projecten blijf je de Excel-termijnstaat invullen. Het team vult dan de totaalsom in 4PS en genereert een ontvangstbon. Deze vormt de basis voor de factuur.

Vragen? Wij helpen je graag!

Wij vertrouwen op jouw begrip en gaan ervoor zorgen dat je hier zo min mogelijk hinder van ondervindt. Als je nu al vragen hebt, laat het ons dan gerust weten. We helpen je graag. Voor vragen neem je contact op met jouw contactpersoon binnen VORM.